Excelで一つのセルの中の文字列を分割したい

今日はExcelの困ったのお助け技の備忘録。年月日がセルに文字列として入っていると、フィルターをかけた時1月だけ拾い出したいなんてことが面倒な時があります。そんな時に使えるのが区切り位置の指定です。

メニューのデータからデータラベルのリボンのなかの区切り位置を選択します。例えば2020/1/1のようにセルに入力されているものを2020と1と1にそれぞれのセルに分けたい場合の操作法です。

ウィザードが出てきたら、「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。

次にウィザードがでてくるので、区切り文字指定し画面からその他を選び、/を入力します。これで/を入れたところがセルに分けられます。お試しください。

簡単な文書作成はExcelがより便利なわけ

学校環境は昔から一太郎を使って文書作成していた文化があったようで、必ず一太郎を使っている先生を見かけます。そろそろoffice世代の先生が多くなっているとは思いますが、代々校務文書を一太郎で作成した雛形が多いようです。

慣れている方なら問題ないのですが、一太郎はマイクロソフトとは違って行間や、字間、画像の考え方が違って戸惑うことが少なくないのです。ちょっとした字間のズレなどを直すのに一苦労です。

また、表やグラフなどを文書に入れることなどがあると、私はExcelで文書作成することをお勧めします。一番楽だと感じることは印刷の設定が楽なことです。シートを1ページに印刷するを選択することで自動で1ページに収まるように縮小できます。これは一枚の文書作成ならとても効率的です。

ファイルの保存

コンピュータを使って作成すると最終的にはファイルというカタチになります。このファイルについては最初に覚えておくべき大事なことて、最初の関門です。学校のシステムは基本的に保存すると自分のドキュメントのフォルダに保存されるような設計がされていますが、そうでもないことも出てきます。アプリケーションによってはアプリ内のフォルダだったり、ネット上のアプリはダウンロードフォルダに保存されたりします。

低学年にはデスクトップが一番わかりやすいのでデスクトップに保存をさせますが、最終的にはデスクトップを整理するためにも自分のフォルダに移動させます。コンピュータのドライブの中の階層は少し覚えさせておかないといけません。そして保存については進化しており保存し忘れた場合諦めるしかなかったのですが、最近のofficeのバージョンは自動回復機能がついているのです。その際、「ファイル」タブ-「オプション」-「保存」にある「次の間隔で自動回復用データを保存する  ○分ごと」及び「保存しないで終了する場合、最後に保存されたバージョンを残す」にチェックをしておく必要があります。時代は進んでいます。

グラフのパターン柄

昔は円グラフの講習をするときには、色分よりも柄で変える方法が主流だったのですが、最近は紙に印刷する時代でもないので、カラー分けが主流になっています。2007のバージョンあたりから色を変えたいところで右クリックの書式設定からこのパターン柄が現れなくなっていたのです。その頃からもうパターンはなくなってしまったんだと思い込んでいました。

ところが、最近学校でこのパターン柄の話が出てたのです。学校ではまだお便りはモノクロで配布していることもあり、昔のようなパターン柄で出せたらいいのにと言われ、調べてみました。なんとあるではないですか!!!右クリックからの書式設定には入っていないのに図ツールのなかのデータ要素の書式設定ツールの中にはちゃんとパターンが入っているのです。復活していたのですね。

思い込みでものを言うのは怖いなぁ。自信のないものは一度確認しなくてはいけないと思った日でした。

Excelのセルに緑の△ どうやったら消せるの?

Excelを使っていると、セルの左上に緑の三角形が出て消したいって思うことありませんか?

これはExcelが勝手にそのセルエラーじゃないの?って判断して付加されるもので、同じような機能としてWordにも赤い波線がつき、この変換間違っていない?と促すものと同じような役割です。Excelの場合、数式のエラーだったり、セルの参照値が空白だったりとそれなりの理由があるのですが、ほとんどの場合気にしなくてよい場合が多いです。

Excelの場合は、このマークがついているとちょっと目障りだったりしませんか?これはファイルからオプションを選んで、[数式]の項目から[エラーチェック]のところにある[バックグラウンドでエラーチェックを行う]のチェックをはずせば表示されません。ぜひ、頭の片隅にいれておくと役立ちます。

 

画像印刷テクニックは知っていて損はない(Windowsの場合)

まだまだ紙媒体というのは手軽で重宝する事が多くあるので、デジタルにすれば良いというものでもないように思われている方も多いと思います。私もその1人です。画像の印刷で手軽に割付印刷が出来ることを案外知られていないのでご紹介したいと思います。

印刷の目的はプリントや書類といったA4の紙に印刷するだけのように思われるのですが、画像印刷を選択することで簡単にA4サイズの紙に割り付けて印刷することができるのです。

画像を選択して、印刷ボタンを選択すると画像の印刷画面が出てきます。その時に画像をどのように印刷しますか?と聞かれる画面になり、右側に印刷したいサイズや形式が出てきます。同じ写真を名刺のように複数印刷したり、数枚の画像を、一枚の紙に割付して印刷することも可能です。この印刷方法を知っていれば、色々なシーンに利用できそうです。子どもたちが作成したそれぞれのメモが画像形式になっていれば、グループごとに1枚で印刷することも可能です。

✳︎但し、Windowsのバージョンにより若干表示画面などが違いますのでご注意下さい

エクセルのセルは32,767 文字制限だった!

エクセルは最初から方眼紙のように線が引いてあるので、表を作成したり、定型な文章を作るのに最適だと思います。あまり得意でない方に補足説明をしておくと、1つのセルは幅も高さも広げたり、縮めたりする事ができるのです。セルの中で改行もする事ができ、ALTキーを押しながらエンターキーを押せば、次のセルに進まずセルの中で改行できます。また、セルをつなげて1つのセルにすることもできるので、文章入力も問題ないのです。

ただ困ったことが1つ。

エクセルのセル内に入力できる文字数は32767文字までなので、あまり文章が長くなると途中から表示できなくなるという事態に見舞われますので、ご注意ください。

officeのスクリーンショットは楽チン

操作マニュアルを作る時にスクリーンショットをとることが多い。この時、screen shotのキーを使ってコピーしてペーストして必要なところをトリミングしたり、画像ファイル形式に保存したりなどしていた方も多いのでは?

ところが、officeのスクリーンショットを使えばかなり工程が省ける。

  1. デスクトップに複数Windowを出していた場合に、片付けなくて良いこと。
  2. 必要な場所だけ選択できるので、トリミングの必要がないこと。

ただ、wordに貼り付けるときにはデフォルトが行内になっていると思うので、画像が動かない!ってことになりがち。書式タブから文字列の折り返しを選択して行内以外のものを選択することを、覚えておく必要があります。